Automatizar procesos en Ecommerce

4 automatizaciones sencillas, hechas con integromat.

¿Cuánto tiempo dedicas a gestionar tu tienda online? Puedes reducirlo considerablemente automatizando procesos repetitivos cómo los que te muestra nuestra autora invitada a continuación.

Crear una tienda online no es tarea fácil y lograr posicionar la web en Internet a través de SEO también requiere mucho esfuerzo. Pero si eres constante y sigues una buena estrategia de marketing digital verás que las visitas a tu página y tus pedidos comienzan a subir.

Esto es una noticia genial, porque has conseguido lo más difícil de cualquier negocio, que es conseguir ventas. Sin embargo, también supone un mayor número de tareas de gestión de las que tienes que ocuparte.

Así que hoy Laura Maestro, especialista en automatización para pymes, y creadora de Revoluciona tu pyme, nos va a contar cómo mejorar el flujo de trabajo de nuestra tienda online.

Aquellas tareas que cuando tenías pocas ventas a la semana solo te robaban unos minutos al día pueden llegar a convertirse en una pesadilla cuando tienes que gestionar cientos de pedidos al mes.

Hay mucho que hacer: generar y enviar las facturas de compra a tus clientes, preparar e imprimir las etiquetas para los envíos, resolver las dudas de tus clientes y proporcionarles un servicio de atención al cliente tras la venta.

Por suerte la tecnología puede ser tu aliada y hay muchos programas que puedes utilizar para digitalizar y automatizar todas las tareas de gestión que conlleva un ecommerce.

Una de las formas más prácticas de digitalizar y automatizar procesos en pequeñas empresas es utilizando programas en la nube de pago mensual. Los llamados Software como Servicio o Software as a Service (SaaS) porque no es necesario instalarlos en tu ordenador, sino que puedes utilizarlos y almacenar todos tus datos directamente online.

Algunos ejemplos de SAAS

  • La aplicación de gestión Holded
  • La suite de productividad en la nube de Google Workspace
  • La herramienta de email marketing Sendfox.

Una gran ventaja de este tipo de programas es pueden comunicarse muy fácilmente unos con otros.

Aprovechando esta característica han surgido herramientas como Zapier o Integromat que sirven para ayudar a conectar estos programas entre sí. Y no solo eso, sino que también permiten automatizar flujos de trabajo en los que intervienen acciones entre varios de estos programas.

Lo mejor de todo es que estas herramientas son no-code o low-code, es decir que son fáciles de usar incluso aunque no sepas programar o no tengas muchos conocimientos técnicos.

Zapier es una aplicación algo más conocida que Integromat y que permite conectar entre sí un mayor número de aplicaciones, pero Integromat es una alternativa más barata y con una interfaz para crear automatizaciones mucho más visual e intuitiva. Por eso nos hemos decidido por ella para contarte algunas de las integraciones más usuales en tiendas online.

Con estos programas podemos automatizar acciones programando de forma sencilla que cuando pase algo en una aplicación (disparador) suceda otra cosa en la otra (acción automática). Las posibilidades y la capacidad de personalización de las automatizaciones que estos softwares nos permiten son increíbles.

Si te ha picado el gusanillo y quieres conocer más a fondo cómo funcionan estos programas este tutorial sobre Integromat puede ayudarte a dar los primeros pasos.

En este artículo vamos a hacer un repaso por los principales programas que puedes utilizar para digitalizar algunos procesos en tu tienda online. Veremos también algunos ejemplos de automatizaciones con Integromat que pueden serte útiles para inspirarte y coger ideas que incorporar en tu ecommerce.

¡Vamos a ello!

¿Qué cosas puedo automatizar en mi tienda online?

1. La generación y envío de facturas

Uno de los aspectos más obvios a la hora de automatizar procesos en un ecommerce es la generación y el envío de facturas de forma automática. Para ello puedes utilizar programas de facturación como Quaderno, Holded, Factura Directa, Zoho Invoices o Invoice Ninja.

Quaderno y Holded tienen integración directa con algunos de los principales sistemas de tiendas online como Woocomerce, Shopify y Prestashop y se pueden vincular directamente a tu ecommerce para generar una factura para cada pedido.

Para automatizar facturas con Factura Directa deberás conectarlo a Zapier y con Invoice Ninja y Zoho Invoices podrás utilizar tanto Zapier como Integromat.

Es interesante también la integración de otros aspectos entre aplicaciones además de la generación de facturas, como la sincronización de clientes y productos de forma que cuando se registre un nuevo cliente a la tienda online o se añada un nuevo producto se cree también de forma automática en el sistema de facturación.

Aquí puedes ver dos ejemplos de automatizaciones para la creación de facturas y la sincronización de productos.

Puedes ver dos ejemplos de automatizaciones para la creación de facturas y la sincronización de productos.

Las tareas que que solo te robaban unos minutos al día con pocas ventas, pueden convertirse en una pesadilla cuando aumentas tu número de pedidos. Automatiza algunas de ellas gracias a este post. Voy a twitear esto

2. Gestionar las relaciones con clientes

En los últimos años han surgido nuevos canales digitales de comunicación con los clientes que están quitando protagonismo a los canales tradicionales como el contacto presencial, las llamadas telefónicas o el correo electrónico.

Así, nuevos medios como los mensajes de Whatsapp y redes sociales o la comunicación a través de otro tipo de chats online son cada vez más populares y aportan ventajas como la comodidad de uso y la inmediatez.

Las empresas tienen que adaptarse a estas nuevas formas de comunicación y plantear una estrategia omnicanal que permita dar servicio a sus clientes a través de todas estas vías.

Una de las grandes ventajas de la comunicación digital es que nos permite tener un mayor control de nuestra relación con nuestros clientes y además nos permite automatizar algunas de estas interacciones.

Servicios de llamadas por IP como Zadarma, aplicaciones para automatizar el envío de SMS y Whatsapps como Twilio y Wati.io. Softwares de email marketing como Sendinblue o Sendfox o plataformas de gestión de la atención al cliente como Zendesk o el service Hub de Hubspot pueden ser de mucha utilidad.

Puedes utilizar todas estas herramientas para enviar al cliente información sobre sus pedidos y los envíos, resolver sus dudas o problemas en sus compras y mantenerlo informado de las ofertas o novedades en tu tienda.

3. Generación automática de etiquetas de envío o documentación

Otra tarea que puede ser muy tediosa es la generación a mano de las etiquetas de envío para tus paquetes o el tener que crear otro tipo de documentos personalizados con datos de tu tienda online. Por suerte si utilizas Google Docs o Google Sheets (la alternativa a Word y Excel de Google) es posible automatizar la generación de documentos.

Aquí tienes un ejemplo combinación de correspondencia para rellenar plantillas de documentos con los datos que necesitemos en las siguientes automatizaciones de ejemplo.

Crear un documento personalizado a través de datos de una hoja de cálculo de Google Sheet

Automatizar la creación de documentos a partir de plantillas.

4. Exportar información a otros softwares

Una de las grandes ventajas de una tienda online es que además de permitir a los clientes comprar tus productos o servicios te ayuda a gestionar tus pedidos, tus productos, tu inventario, los datos de tus clientes, etc.

Sin embargo, en algunos casos puede que quieras gestionar toda esta información de forma externa con algún otro programa o quieras almacenar estos datos en otro lugar.
Tres aplicaciones de documentación y bases de datos desde donde puedes guardar y gestionar toda información importante de tu negocio y organizar tus tareas son Airtable, Coda.io y Notion.

Un ejemplo de automatizacion para llevar datos desde tu tienda online a estos programas es:

Guardar pedidos de Woocomerce a un documento de Coda

¡Y hasta aquí esta propuesta de herramientas y automatizaciones para hacerte más fácil la gestión de tu tienda online!

Todos los ejemplos de automatizaciones que hemos visto en este artículo son plantillas de ejemplo de la web de Integromat.

Es un buen sitio desde el que empezar a hacerte una idea de cómo funciona Integromat y las posibilidades que tiene. Puedes hacer una copia de estas automatizaciones para ver cómo están creadas y modificarlas a tu gusto para adaptarlas a tu caso.

¿Te gustó el post?

Espero que este artículo te haya servido para conocer alguna herramienta nueva o automatización que pueda ayudarte a librarte de tareas repetitivas en la gestión de tu tienda online para poder ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

Si necesitas automatizar algún proceso de tu tienda y se te hace bola, escríbele a Laura que estoy segura de que sabrá ayudarte.

Y si lo que necesitas es ayuda con la estrategia SEO de tu tienda, ya sabes ¡Sofi acudirá al rescate!

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